Apabila kamu sedang mencari pekerjaan atau sedang berencana untuk membuka lapangan kerja, tentu kamu membutuhkan penjelasan tentang apa itu pengertian job description. Job description atau deskripsi pekerjaan menjadi sarana penting untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab suatu posisi kerja. Selain itu, job description juga menjadi acuan penting dalam organisasi perusahaan untuk melakukan pengukuran kinerja karyawan. Jadi, apakah kamu ingin tahu lebih jelas tentang pengertian job description? Yuk, simak artikel ini sampai habis!
Pengertian Job Description: Apa Itu dan Mengapa Penting?
Job description atau yang sering disebut dengan deskripsi pekerjaan, adalah salah satu elemen yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia atau HRM (Human Resource Management). Namun, masih banyak yang belum paham dengan pengertian job description dan mengapa job description itu penting bagi sebuah perusahaan. Oleh karena itu, pada artikel ini kami akan memberikan penjelasan tentang pengertian job description dan mengapa pentingnya bagi sebuah perusahaan.
Pengertian Job Description
Job description atau deskripsi pekerjaan adalah uraian secara tertulis mengenai tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan kriteria kinerja suatu posisi di dalam sebuah perusahaan. Deskripsi pekerjaan biasanya mencakup hal-hal seperti:
1. Deskripsi tugas (job duties)
Deskripsi tugas adalah daftar tugas yang harus dilakukan oleh seorang karyawan di posisi tersebut. Deskripsi tugas meliputi tindakan, perilaku, dan kegiatan yang harus dilakukan oleh karyawan tersebut pada posisi tertentu.
Bersambung…
Kenapa Job Description Penting?
Setelah mengetahui pengertian job description, mungkin kamu bertanya-tanya, apakah penting untuk membuat job description? Jawabannya adalah iya, sangat penting. Berikut ini adalah beberapa alasan kenapa job description penting:
1. Memudahkan Proses Rekrutmen
Ketika kamu mengiklankan lowongan pekerjaan, pastinya kamu ingin menarik kandidat terbaik. Jika kamu telah membuat job description dengan baik, calon pelamar akan lebih mudah memahami tanggung jawab yang akan diemban dan kualifikasi yang dibutuhkan. Sehingga, kamu akan mendapatkan pelamar yang lebih berkualitas.
2. Menghindari Pekerjaan Yang Tumpang Tindih
Dalam sebuah organisasi, mungkin ada beberapa pekerjaan yang memiliki tanggung jawab yang mirip. Namun, jika tidak ada job description yang jelas, bisa saja terjadi tumpang tindih dalam hal pekerjaan dan tanggung jawab. Hal ini dapat mengakibatkan kerancuan dan saling menyalahkan antara karyawan.
3. Menetapkan Harapan dan Tujuan
Job description juga membantu menetapkan harapan dan tujuan pekerjaan yang harus dicapai karyawan. Dengan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, karyawan akan lebih fokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan tersebut.
4. Menentukan Kompetensi Karyawan
Job description membantu menentukan kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan mengetahui kompetensi yang dibutuhkan, organisasi dapat mengambil langkah-langkah untuk membantu karyawan untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
5. Mengurangi Konflik
Konflik antar karyawan dapat terjadi karena adanya ketidakjelasan mengenai pekerjaan dan tanggung jawab. Dengan job description yang jelas dan rinci, setiap karyawan akan memiliki pemahaman yang sama mengenai tanggung jawab mereka. Ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya konflik.
6. Menetapkan Batas Tanggung Jawab
Dalam sebuah organisasi, satu pekerjaan bisa saja memiliki banyak tanggung jawab. Namun, dengan membuat job description yang rinci, setiap karyawan akan tahu batas tanggung jawab mereka. Hal ini akan membantu mereka fokus pada tugas mereka dan menghindari pekerjaan yang tidak berkaitan dengan tanggung jawab mereka.
7. Memperjelas Wewenang dan Tanggung Jawab
Job description memperjelas wewenang dan tanggung jawab karyawan. Dalam sebuah organisasi, penting untuk menetapkan wewenang dan tanggung jawab agar karyawan tahu apa yang harus dilakukan dan sejauh mana wewenang mereka dalam melaksanakan tugas.
8. Menentukan Penggajian
Job description juga membantu menentukan penggajian. Dalam sebuah organisasi, setiap pekerjaan memiliki tingkat gaji yang berbeda tergantung dari tanggung jawab dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Dengan job description, organisasi dapat menetapkan gaji yang adil dan sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan.
9. Memfasilitasi Penilaian Kinerja
Job description juga memfasilitasi penilaian kinerja. Dengan mengetahui apa yang diharapkan dari pekerjaan, maka karyawan dapat dinilai berdasarkan sejauh mana mereka mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau tidak.
10. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Job description juga meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, karyawan akan merasa dihargai dan terlibat dalam organisasi. Hal ini akan meningkatkan rasa milik karyawan terhadap organisasi dan meningkatkan motivasi untuk bekerja lebih baik lagi.
Prosedur Pembuatan Job Description
Pembuatan job description merupakan proses yang harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Dilakukan untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan telah terdokumentasi dengan baik. Ada beberapa prosedur yang dapat diikuti untuk membuat job description yang efektif dan akurat. Berikut prosedur pembuatan job description:
1. Menentukan posisi pekerjaan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam pembuatan job description adalah menentukan posisi pekerjaan yang ingin dideskripsikan. Hal ini akan memudahkan proses pengumpulan informasi yang nantinya akan digunakan dalam pembuatan job description.
2. Membuat daftar tugas dan tanggung jawab
Setelah menentukan posisi pekerjaan, selanjutnya adalah membuat daftar tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan yang menempati posisi tersebut. Daftar ini hendaknya dibuat berdasarkan pada pengalaman dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
3. Menentukan persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja
Pada tahap ini, harus ditentukan persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk menempati posisi tersebut. Persyaratan ini harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar karyawan yang dipilih dapat bekerja secara efektif dan efisien.
4. Menyusun rincian gaji dan tunjangan
Rincian gaji dan tunjangan hendaknya disusun berdasarkan standar gaji dan tunjangan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Hal ini akan memudahkan dalam pengelolaan gaji dan tunjangan yang diterima oleh karyawan
5. Merevisi job description secara berkala
Pembuatan job description bukanlah suatu hal yang sekali-sekali saja dilakukan, namun harus dilakukan secara berkala untuk mengikuti dinamika perusahaan dan perkembangan dunia kerja. Ini sangat penting agar job description yang dibuat tetap relevan dengan tuntutan pekerjaan dan kemampuan karyawan.
| Langkah | Penjelasan |
|---|---|
| 1 | Menentukan posisi pekerjaan |
| 2 | Membuat daftar tugas dan tanggung jawab |
| 3 | Menentukan persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja |
| 4 | Menyusun rincian gaji dan tunjangan |
| 5 | Merevisi job description secara berkala |
Dengan mengikuti prosedur pembuatan job description di atas, perusahaan dapat membuat job description yang lebih terinci dan akurat. Dalam pembuatan job description, perusahaan harus memperhatikan segala aspek yang terkait dengan pekerjaan dan karyawan yang akan menempati posisi tersebut. Sehingga, job description yang dibuat dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawab karyawan secara jelas dan membantu dalam pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien.
Terakhir, Terima Kasih Telah Membaca
Nah, begitulah pengertian job description dalam bahasa yang sederhana. Mudah-mudahan penjelasan ini cukup membantu kamu yang ingin memahami lebih dalam mengenai apa itu job description. Jangan lupa untuk kunjungi lagi situs kami untuk informasi menarik lainnya. Sampai jumpa!