Pengertian Humas dan Keprotokolan memang sering kita dengar dalam dunia pekerjaan atau organisasi. Apa sih sebenarnya arti dari kedua hal tersebut? Humas merupakan singkatan dari Hubungan Masyarakat, yaitu bagian dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab dalam mengatur dan membina hubungan baik antara organisasi tersebut dengan masyarakat luas, baik itu melalui media massa atau direct approach. Sedangkan Keprotokolan sering diartikan sebagai tata cara dalam urusan kegiatan acara yang berhubungan dengan tamu undangan atau kedudukan tinggi. Nah, di dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam lagi mengenai kedua hal tersebut. Yuk simak!
Keprotokolan: Definisi dan Fungsi
1. Pengertian Keprotokolan
Keprotokolan adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan protokol di tingkat pemerintahan, organisasi, atau lembaga tertentu. Ini termasuk semua prosedur dan praktik formal terkait dengan acara protokol, seperti persiapan pertemuan resmi, pidato resmi, dan tata cara diacara-acara kenegaraan dan politik.
2. Fungsi Keprotokolan
Fungsi utama dari keprotokolan adalah untuk menciptakan dan memelihara suasana yang tertib dan teratur di semua pertemuan dan acara resmi. Hal ini juga membantu menghindari kesalahan dalam urusan protokol yang dapat menciptakan masalah atau bahkan kebingungan, menciptakan rasa hormat di antara para tamu atau delegasi, dan mencerminkan wibawa dari pihak-pihak yang terlibat.
3. Komponen Utama Keprotokolan
Komponen utama dari keprotokolan mencakup beberapa elemen penting, termasuk pengelolaan tamu, pengaturan tempat duduk, pengaturan cenderamata, pemberian pengarahan dalam acara protokol, dan penanganan tanda kehormatan seperti bendera negara.
4. Penerapan Keprotokolan
Penerapan keprotokolan umumnya dimulai dengan memahami peraturan dan norma yang ada, termasuk aturan bendera, tanda kehormatan, dan etiket resmi pada acara tertentu. Proses ini juga memerlukan koordinasi antara beberapa bagian yang terlibat dalam organisasi keprotokolan, dari departemen persiapan hingga pengamanan dan pelayanan.
5. Hubungan Keprotokolan Dengan Humas
Terlepas dari perbedaan tugas dan tanggung jawab, keprotokolan dan humas saling berkaitan dalam konsep sosial yang umumnya sama-sama mengutamakan hubungan publik. Keprotokolan mengatur tata cara dan acara resmi, sedangkan humas menciptakan image publik sebuah organisasi atau lembaga.
6. Tugas Humas dalam Keprotokolan
Salah satu tugas humas dalam keprotokolan adalah menyiapkan seluruh materi acara, termasuk rancangan atau naskah pidato, persiapan dokumentasi acara, dan memberikan sambutan atau pidato. Selain itu, humas juga bertanggung jawab menjaga keterbukaan dan transparansi dalam acara yang diadakan.
7. Fungsi Humas dalam Keprotokolan
Fungsi humas dalam keprotokolan adalah memastikan suatu acara resmi komunikatif dan bernilai edukatif bagi setiap pihak, baik peserta maupun penyelenggara. Hal ini dilakukan agar keberhasilan acara disebarkan secara duniawi agar orang lain dapat terlibat dalam melakukan aktivitas tersebut.
8. Penempatan Tim Humas
Pendistribusian tim humas pada acara penting bertujuan untuk menciptakan suasana yang lebih tenang. Hal ini juga disebabkan karena tugas humas sering kali menjaga pernyataan yang diucapkan pada acara-resmi yang dapat mempengaruhi isu-isu publik yang terkait dengan acara tersebut.
9. Laporan Setelah Acara
Meskipun acara telah berakhir, tim humas keprotokolan masih bertugas untuk menyusun laporan tentang kegiatan tersebut. Hal ini mencakup pembuatan laporan pelaksanaan acara, laporan peserta atau tamu, evaluasi dan catatan untuk pembelajaran di masa yang akan datang.
10. Kontribusi Keprotokolan pada Pembangunan Nasional
Keprotokolan yang tepat dihargai sebagai salah satu faktor yang membantu menegakkan tata kelola negara yang baik dan demokrasi yang jujur pada tingkat nasional. Pengajaran keprotokolan juga memberikan dampak positif pada bidang-bidang seperti pendidikan, bisnis, dan lingkungan sosial. Oleh karena itu, keprotokolan juga merupakan bagian integral dari pembangunan berkelanjutan di Indonesia.
Pengertian Humas
Humas atau singkatan dari Hubungan Masyarakat adalah bagian dari suatu perusahaan atau organisasi yang bertugas menangani hubungan antara organisasi tersebut dengan masyarakat atau publik. Humas bertindak sebagai penghubung antara organisasi dengan masyarakat, sehingga masyarakat dapat memahami dan mengetahui informasi-informasi penting mengenai organisasi.
1. Fungsi Humas
Fungsi humas berperan penting dalam memperkenalkan, mengiklankan, menyebarluaskan informasi, serta memperkuat citra dari suatu perusahaan atau organisasi. Humas juga berfungsi sebagai penyedia informasi yang akurat dan transparan bagi masyarakat, sehingga masyarakat dapat mengetahui seluruh informasi yang berhubungan dengan organisasi tersebut.
2. Tugas Humas
Tugas humas meliputi kegiatan-kegiatan seperti membuat dan menyebarkan press release, mengorganisir acara atau media event, menjalin hubungan baik dengan media massa, serta mengelola konten di media sosial. Dalam menjalankan tugasnya, humas juga harus mampu memahami karakteristik masyarakat yang menjadi target audiens organisasi.
3. Tujuan Humas
Tujuan humas adalah untuk menjalin hubungan yang baik dengan masyarakat agar dapat memperkuat citra positif organisasi serta meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap organisasi tersebut. Humas juga bertujuan untuk memperkenalkan organisasi dan produk yang dihasilkan ke masyarakat sehingga masyarakat dapat mengetahui manfaatnya.
4. Sifat Humas
Sifat humas yang dibutuhkan adalah komunikatif, kreatif, visioner, proaktif, dan adaptif terhadap situasi dan kondisi yang berkembang. Sifat-sifat ini sangat penting untuk menjalankan tugas-tugas humas dengan baik.
5. Pembagian Tugas di dalam Tim Humas
Pada umumnya, tim humas terdiri dari beberapa divisi, seperti media relations, social media, crisis management, serta event management. Tiap divisi memiliki peran dan tugas masing-masing, namun secara keseluruhan bekerja sama untuk mencapai tujuan dan misi organisasi.
6. Tanggung Jawab Humas
Tanggung jawab humas meliputi memperkenalkan dan menyebarluaskan informasi terkait organisasi ke masyarakat, menjaga citra positif organisasi, serta menangani segala bentuk krisis yang muncul dalam pengelolaan hubungan antara organisasi dan masyarakat.
7. Peran Humas di dalam Organisasi
Peran humas di dalam organisasi sangatlah penting, karena humas bertindak sebagai jembatan antara manajemen dengan masyarakat. Humas juga berperan dalam menjaga dan memperkuat citra positif organisasi serta meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap organisasi.
8. Kelebihan dan Kekurangan Menjadi Humas
Kelebihan menjadi humas adalah memiliki kesempatan untuk terus belajar dan berkembang, terjun di dalam industri media, serta memiliki kesempatan untuk memperluas jaringan dan networking. Sedangkan kekurangan menjadi humas adalah tuntutan untuk selalu siap menghadapi situasi dan kondisi yang berubah, serta tanggung jawab besar di dalam memperkuat citra positif organisasi.
9. Kemungkinan Karir di Bidang Humas
Karir di bidang humas sangatlah menarik, karena memiliki tantangan yang menarik dan peluang karir yang luas. Beberapa posisi yang tersedia di dalam bidang humas adalah media relations, social media specialist, event organizer, dan crisis management.
10. Skill yang Dibutuhkan di Bidang Humas
Skill yang dibutuhkan di bidang humas adalah kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan menulis yang baik, serta kemampuan untuk beradaptasi terhadap situasi dan kondisi yang berubah dengan cepat. Skill lainnya yang dibutuhkan adalah kemampuan mengelola waktu, ketelitian, kreativitas, serta kemampuan untuk berkolaborasi dengan berbagai pihak.
Apa Peran Humas dan Keprotokolan dalam Sebuah Organisasi?
Setiap organisasi tentu membutuhkan tenaga kerja yang terampil yang siap membantu dan mendukung kelancaran kegiatan organisasi tersebut. Namun dalam menjalankan roda organisasi, tidak hanya dibutuhkan tenaga kerja yang memadai saja. Dalam hal ini, departemen Humas dan Keprotokolan juga turut memiliki peran penting untuk membantu pengorganisasian yang optimal. Berikut ini adalah beberapa peran penting dari departemen Humas dan Keprotokolan:
| Peran Humas | Peran Keprotokolan |
|---|---|
| Menjalin hubungan baik dengan media massa | Melaksanakan protokoler dalam kegiatan-kegiatan resmi seperti acara rapat, kunjungan kerja dan sebagainya |
| Menyebarkan informasi kepada publik tentang kegiatan organisasi, baik melalui media sosial maupun website organisasi | Mendata serta mengkoordinasikan kebutuhan keperluan yang dibutuhkan oleh kegiatan yang diadakan |
| Menangani adanya krisis atau masalah publik yang terkait dengan organisasi | Mengarahkan tamu ke lokasi yang dituju pada saat pelaksanaan acara atau pertemuan |
Peran Humas dalam Organisasi
Departemen Humas adalah bagian yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi tentang kegiatan yang diadakan oleh suatu organisasi. Informasi yang disampaikan meliputi penyiaran informasi melalui media massa seperti televisi, radio, koran dan web atau media sosial, atau melalui kegiatan-kegiatan seperti bazar, diskusi umum, seminar maupun talk show.
Proses penyiaran informasi melalui media kepada publik harus dilakukan dengan cara yang praktis dan efektif. Humas harus dapat memilih media apa yang tepat untuk menyampaikan pesan kepada publik yang dengan demikian informasi dapat tersampaikan kepada masyarakat secara luas. Selain itu, Hubungan dengan media massa juga harus dijaga dengan baik karena selain sebagai mitra dalam hal penyiaran informasi, hubungan yang baik dapat memberikan citra positif bagi organisasi tersebut.
Peran Keprotokolan dalam Organisasi
Departemen keprotokolan berperan penting dalam pengorganisasian sebuah acara resmi seperti pidato, rapat umum, seminar, meeting atau kegiatan resmi lainnya. Keprotokolan berfungsi untuk menyiapkan dan memeprsiapkan semua perlengkapan untuk kegiatan, serta memberikan pelayanan terbaik dalam menyambut tamu undangan dengan baik.
Beberapa pengertian penting dalam kegiatan keprotokoleran adalah tata upacara, bendera, penghormatan tentang lagu kebangsaan, absolut protokol, serta pemberian penghargaan. Sebagai contoh, pada saat suatu kegiatan resmi seperti pembukaan suatu event, protokol akan melaksanakan tugas dengan menyiapkan naskah protokol yang akan dibacakan oleh pembawa acara.
Kesimpulan
Humas dan Keprotokolan memegang peran yang krusial dalam menjalankan kegiatan-kegiatan sebuah organisasi. Dalam mengemban peran ini, tugas Humas adalah untuk menjaga hubungan baik dengan media, serta menyebarluaskan informasi mengenai kegiatan organisasi. Sedangkan Keprotokolan, tugasnya adalah untuk memberikan pelayanan yang baik dalam kegiatan resmi seperti pemotongan pita, pidato, peresmian dan sebagainya. Di dalam sebuah organisasi yang baik, kedua fungsi tadi harus berjalan dengan baik dan terintegrasi sehingga setiap kegiatan yang diadakan akan berjalan sesuai rencana dan dapat memberikan dampak yang baik bagi organisasi.
Terima Kasih Telah Membaca
Sekarang kamu sudah tahu apa pengertian kehumasan dan keprotokolan. Yang satu bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi kepada publik, sedangkan yang satu lagi untuk mengorganisir pertemuan dan acara kantor. Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa menambah wawasan kamu. Jangan lupa mampir lagi di website kami untuk membaca artikel menarik lainnya. Sampai jumpa![/content]