Pengertian filing system sering digunakan dalam aktivitas administrasi, seperti pengarsipan dokumen atau informasi penting di perusahaan. Filing system adalah proses penyimpanan data dalam suatu sistem, yang memudahkan untuk mencari atau mengakses informasi yang dibutuhkan. Dalam bahasa Indonesia, filing system juga sering disebut sebagai “sistem penataan dokumen” atau “sistem pengelolaan arsip”. Berikut penjelasan mengenai pengertian filing system dan manfaatnya dalam kegiatan bisnis atau organisasi.
Pengertian Filing System Menurut Para Ahli
Filing System merupakan konsep yang sudah lama digunakan oleh organisasi untuk menyimpan dan mengatur dokumen mereka. Seiring perkembangan teknologi, filing system menjadi penting untuk memudahkan pengelolaan dan akses dokumen. Menurut para ahli, pengertian filing system adalah sebagai berikut:
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), filing system adalah sistem pengarsipan atau sistem penyimpanan dokumen, surat, atau arsip.
2. Dalam buku “Office Practice and Secretarial Administration” karya Helen J. Bell, filing system adalah suatu cara menyimpan dan mengatur dokumen, sehingga dapat ditemukan dan digunakan secara efisien.
3. Menurut Curtis A. Frye dalam bukunya “Excel 2019 For Dummies”, filing system adalah teknik yang digunakan untuk mengatur dan melacak dokumen atau informasi yang disimpan dalam suatu sistem.
4. Dalam buku “Secretarial Duties”, Charles B. Redding dan Kathleen de la Peña McCook mendefinisikan filing system sebagai serangkaian prosedur dan teknik yang digunakan untuk mengatur dan menyimpan dokumen atau informasi secara efisien.
5. Menurut buku “Mastering Excel 2019”, filing system adalah metode yang digunakan untuk menyusun dokumen atau informasi dalam kategori tertentu dan memudahkan akses ke dokumen tersebut.
6. Dalam buku “Filing Made Easy” karya Jayne Barrett dan Barbara Figgins, filing system adalah keseluruhan proses pengorganisiran dokumen, proses pencarian, dan penyimpanan dokumen atau arsip dalam suatu sistem yang terstruktur.
7. Menurut buku “Secretarial Procedures” karya Elizabeth Robillard, filing system adalah teknik pengorganisasian dokumen atau informasi menjadi suatu sistem yang mudah diakses dan dipelihara.
8. Dalam buku “Mastering Word 2019”, filing system adalah teknik pengarsipan dalam mengatur dokumen atau informasi yang penting atau relevan dalam suatu sistem.
9. Menurut buku “Business Information Management” karya Dave Chaffey dan Gareth White, filing system adalah teknik pengaturan informasi untuk memastikan bahwa data tersedia dengan mudah dan dapat diakses ketika dibutuhkan.
10. Dalam buku “Essential Office 365”, filing system adalah sistem penyimpanan informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan, yang bertujuan untuk memungkinkan pengolahan dan akses data yang efisien dan efektif.
Jenis-jenis Filing System
Setelah memahami pengertian filing system, hal berikutnya yang perlu diperhatikan adalah jenis-jenis filing system yang biasa digunakan dalam sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa jenis filing system yang harus diketahui:
1. Filing System Alfa
Filing system alfa adalah jenis filing system yang paling umum digunakan. Dalam sistem ini, dokumen diurutkan berdasarkan abjad dan bisa juga disusun berdasarkan nomor atau tanggal. Penggunaan filing system alfa sangat mudah dan efektif, namun kurang cocok digunakan untuk organisasi dengan jumlah dokumen yang sangat banyak.
2. Filing System Numerik
Filing system numerik adalah jenis filing system yang mengurutkan dokumen berdasarkan nomor. Dokumen yang telah diberi nomor urut kemudian ditempatkan dalam folder atau serangkaian folder yang diberi nomor urut yang sama. Kelebihan dari sistem ini adalah mudah untuk dilacak dan efektif dalam menghemat waktu.
3. Filing System Chrono
Filing system chrono mengurutkan dokumen berdasarkan tanggal. Dokumen yang diterima pada hari yang sama diletakkan dalam map yang sama, disusun berdasarkan urutan waktu dan ditandai dengan tanggal terkait. Filing system ini cocok digunakan untuk organisasi yang memproses dokumen berdasarkan waktu.
4. Filing System Geografis
Filing system geografis adalah jenis filing system yang mengurutkan dokumen berdasarkan lokasi. Misalnya, dokumen akan dikelompokkan berdasarkan wilayah atau bagian di dalam organisasi. Sistem ini cocok digunakan untuk organisasi yang memiliki banyak cabang atau wilayah.
5. Filing System Subjek
Filing system subjek mengurutkan dokumen berdasarkan tema atau topik. Misalnya, dokumen tentang pembelian barang akan ditempatkan dalam folder yang sama dengan dokumen tentang penjualan barang. Sistem ini cocok digunakan untuk organisasi yang memiliki banyak dokumen dengan topik yang bervariasi.
6. Filing System Kombinasi
Filing system kombinasi adalah jenis filing system yang menggabungkan dua atau lebih jenis sistem filing sekaligus. Sistem ini cocok digunakan untuk organisasi dengan jumlah dokumen yang sangat banyak. Sebagai contoh, sebuah organisasi bisa menggunakan sistem numerik dan alfa dalam satu folder atau kabinet untuk memudahkan pengambilan dokumen.
7. Filing System Elektronik
Filing system elektronik mengurutkan dokumen dalam format digital. Dokumen dikategorikan berdasarkan nama file dan disimpan dalam folder atau direktori pada komputer atau perangkat penyimpanan. Sistem ini sangat efektif dalam membantu memudahkan akses dan pengelolaan dokumen.
8. Filing System Hybrid
Filing system hybrid adalah jenis filing system yang menggabungkan sistem filing tradisional dengan sistem filing elektronik. Dokumen dicetak dan ditempatkan dalam folder tradisional, namun juga disimpan dalam format digital untuk memudahkan akses dan pengelolaan dokumen.
9. Filing System Meta
Filing system meta adalah jenis filing system yang menggunakan metadata untuk mengelola dokumen. Metadata adalah informasi tambahan tentang dokumen seperti nama penulis, tanggal, judul, dan informasi terkait lainnya yang ditempatkan dalam database pengelolaan dokumen.
10. Filing System Enterprise
Filing system enterprise adalah jenis filing system yang dirancang untuk organisasi besar dan kompleks. Sistem ini menggabungkan beberapa jenis sistem filing lainnya, termasuk sistem elektronik, dan memungkinkan akses dokumen dari berbagai lokasi dan perangkat. Keuntungan sistem ini adalah penghematan waktu, efisiensi, dan kemampuan koordinasi yang lebih baik.
Pengelompokan Filing System
Filing system sendiri memiliki beberapa pengelompokkannya, berikut ini adalah beberapa pengelompokan filing system yang biasa digunakan:
1. Filing System Alphabetik
Filing system alphabetik adalah sebuah sistem penataan dokumen berdasarkan urutan alfabetik. Pada umumnya, dokumen yang diurutkan menggunakan filing system ini adalah dokumen yang memiliki sifat personal, seperti surat-surat, laporan keuangan, atau dokumen-dokumen penting lainnya. Dokumen diurutkan berdasarkan huruf awal dari nama dokumen atau secara keseluruhan dari nama dokumen tersebut.
2. Filing System Kronologis
Filing system kronologis adalah suatu sistem dimana dokumen atau surat masuk diurutkan berdasarkan tanggal atau bulan terima dokumen tersebut. Dokumen yang diurutkan menggunakan filing system ini biasanya bersifat institusional, seperti faktur, project timeline, atau dokumen-dokumen sejenis lainnya.
3. Filing System Geografis
Filing system geografis adalah suatu sistem dimana dokumen atau surat masuk diurutkan berdasarkan lokasi geografis yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Dokumen yang diurutkan menggunakan filing system ini dapat berupa dokumen yang berkaitan dengan cabang perusahaan, seperti Laporan Cabang, PIK (Peta Identitas Konsumen) atau dokumen lainnya.
4. Filing System Numerik
Filing system numerik adalah suatu sistem dimana dokumen atau surat masuk diurutkan berdasarkan kode tertentu. Pada umumnya, dokumen yang diurutkan menggunakan filing system ini adalah dokumen atau surat masuk yang bersifat bisnis, seperti Faktur, Surat Pesanan atau dokumen lainnya.
5. Filing System Subjek
Filing system subjek adalah suatu sistem dimana dokumen atau surat masuk diurutkan berdasarkan subjek atau topik dokumen tersebut. Filing system ini cocok digunakan pada institusi atau lembaga yang berhubungan dengan penelitian atau riset seperti kampus, laboratorium, lembaga penelitian dan sebagainya.
Melalui pengetahuan mengenai pengelompokan filing system di atas, diharapkan dapat mempermudah dalam memilih filing system yang sesuai dengan kebutuhan dan situasi organisasi. Sehingga, manajemen dokumen di dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan lebih efisien dan efektif. Dalam penataan dokumen, keakuratan dan kecepatan merupakan faktor penting yang harus diperhatikan.
Berikut adalah contoh format table mengenai pengelompokan filing system:
| Jenis Filing System | Karakteristik |
|---|---|
| Alphabetik | Mengelompokkan dokumen secara alfabetik |
| Kronologis | Mengelompokkan dokumen berdasarkan waktu dokumentasi |
| Geografis | Mengelompokkan dokumen berdasarkan lokasi |
| Numerik | Mengelompokkan dokumen dengan kode tertentu |
| Subjek | Mengelompokkan berdasarkan topik atau subjek dokumen |
Terima Kasih dan Selamat Tinggal dari Pengertian Filing System
Itulah pengertian filing system, semoga artikel ini bermanfaat untuk kamu yang ingin memahami lebih dalam tentang sistem pengarsipan. Jangan lupa untuk mengunjungi situs kami lagi untuk mendapatkan informasi menarik dan bermanfaat lainnya. Sampai jumpa lagi!